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Warum ich aktuell Mailbox.org gegenüber Proton Mail bevorzuge

Ich beschäftige mich ja schon seit einiger Zeit intensiv mit dem Thema Datenschutz und sicherer E-Mail-Kommunikation. Lange Zeit war Proton Mail (Family) für uns so etwas wie das Non-Plus-Ultra – der Goldstandard unter den privatsphäre-freundlichen E-Mail-Diensten. Elegant, bekannt, von einer Schweizer Non-Profit-Organisation betrieben, Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Was will man eigentlich mehr?

Nun ja. Inzwischen bin ich zu einer etwas anderen Einschätzung gelangt, und in diesem Artikel möchte ich Euch versuchen zu erklären, warum ich aktuell ganz klar Mailbox.org den Vorzug gebe – vor allem für alle, die nicht nur einen reinen Web-Client nutzen, sondern ihren E-Mail-Dienst auch in andere Systeme und Geräte einbinden möchten oder gar müssen.

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Kurze Vorstellung: Wer steckt dahinter?

Mailbox.org ist ein Berliner Anbieter, der von der Heinlein Support GmbH betrieben wird. Die Server stehen ausschließlich in Deutschland, laufen mit Ökostrom und unterliegen dem strengen deutschen Datenschutzrecht sowie der DSGVO. Das Unternehmen ist seit Jahrzehnten im E-Mail-Geschäft aktiv, lange bevor Datenschutz zum Mainstream-Thema wurde.

Proton Mail stammt aus Genf und wurde ursprünglich von CERN-Forschern gegründet. Das Unternehmen betreibt seine Server in der Schweiz, die für ihren starken Datenschutz bekannt ist. Proton hat sich in den vergangenen Jahren zu einem umfangreichen Ökosystem entwickelt, das neben E-Mail auch VPN, Passwortmanager, Cloud-Speicher und Kalender umfasst. Auch wir nutzten bereits seit Mai 2022 ein Proton Family Abo, wenn auch mit jeweils unterschiedlichen Ansetzen.

Beide Anbieter sind grundsätzlich seriös, datenschutzorientiert und werbe- sowie trackingfrei. Bis hierhin Gleichstand.

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Der entscheidende Punkt: SMTP-Zugang

Hier liegt für mich der wichtigste Unterschied, und ich möchte direkt damit anfangen, weil er meine Entscheidung maßgeblich beeinflusst hat.

Mailbox.org bietet vollständigen IMAP- und SMTP-Zugang. Das klingt erstmal technisch und trocken, hat aber im Alltag erhebliche Auswirkungen. Ich kann mein Postfach mit jedem beliebigen E-Mail-Client verbinden – Mail Station auf der DiskStation, Thunderbird, Apple Mail, Outlook, was auch immer – ohne irgendwelche Workarounds. Und ich kann externe Dienste und Geräte so konfigurieren, dass sie über meinen Mailbox.org-Account E-Mails versenden.

Ein konkretes Beispiel aus meinem Alltag: Meine FritzBox. Wer seine FritzBox so einrichten möchte, dass sie bei bestimmten Ereignissen – einem Anruf, einem Fax, einem Verbindungsabbruch oder einer Sicherheitsmeldung – eine Push-Nachricht per E-Mail verschickt, der braucht einen SMTP-Server. Man trägt in den Einstellungen einfach den SMTP-Server, Port, Benutzernamen und Passwort ein – fertig. Mit Mailbox.org funktioniert das tadellos.

Bei Proton Mail ist das leider nicht möglich. Proton Mail bietet keinen direkten SMTP- oder IMAP-Zugang an. Wer seinen eigenen E-Mail-Client nutzen möchte, muss die sogenannte Proton Mail Bridge installieren und konfigurieren – ein lokales Software-Proxy-Programm. Das mag für einen Desktop-PC noch halbwegs akzeptabel sein, aber für eine FritzBox, einen NAS-Server, ein Smarthome-System oder irgendeinen anderen Dienst, der schlicht einen SMTP-Server erwartet, ist das eine unüberwindbare Hürde. Diese Geräte und Dienste können keine zusätzliche Software installieren – sie brauchen einen echten, direkt ansprechbaren SMTP-Server.

Der Grund für diese Einschränkung bei Proton ist technischer Natur: Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung von Proton Mail basiert darauf, dass die Verschlüsselung auf dem Gerät des Nutzers stattfindet. Ein externer SMTP-Zugang würde dieses Modell in gewissem Maße untergraben. Ich verstehe die Designentscheidung – aber sie macht Proton Mail für meinen Nutzungsfall leider ungeeignet.

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Preisvergleich: Was kostet das Ganze?

Schauen wir uns nun einmal die Preisstrukturen an.

Mailbox.org

Mailbox.org bietet drei Tarife an: Light für 1 €/Monat, Standard für 3 €/Monat und Premium für 9 €/Monat. Der STANDARD-Tarif für 3 € monatlich bietet dabei eine umfassende Kommunikationssuite mit E-Mail, Kalender, Adressbuch, Cloud-Office, Chat und Videokonferenzen – inklusive 10 GB Mail-Speicher und 5 GB Cloud-Speicher. Der PREMIUM-Tarif für 9 € monatlich bietet erweiterte Support- und Service-Möglichkeiten sowie 25 GB Mail-Speicher und 50 GB Cloud-Speicher.

Für die meisten Nutzer ist der Standard-Tarif für 3 € im Monat mehr als ausreichend. Das ist ein fairer Preis für das, was man bekommt.

Proton Mail

Der kostenlose Tarif von Proton Mail umfasst 1 GB Speicherplatz. Der Mail-Plus-Tarif kostet 4,99 € pro Monat oder 36 € pro Jahr für 15 GB Speicherplatz. Proton Unlimited ist ein Paket, das 500 GB sowie alle Proton-Dienste – Mail, Drive, Calendar, VPN und Pass – für 12,99 € pro Monat oder 119 € pro Jahr umfasst.

Hier liegt ein strukturelles Problem, das manche Nutzer bei Proton sicherlich stört: Proton zwingt Nutzer praktisch dazu, ihren Drive, Kalender, VPN und Passwortmanager mitzukaufen – das macht selbst das günstigste sinnvolle Paket im Vergleich zu Mitbewerbern sehr teuer. Wenn ich nur einen guten E-Mail-Dienst möchte und Proton VPN sowie den Passwortmanager gar nicht brauche, zahle ich trotzdem dafür. Bei Mailbox.org bekomme ich, was ich brauche, ohne für ein aufgezwungenes Komplettpaket zahlen zu müssen. Jeder einzelne von euch mag das sicherlich anders sehen, ich persönlich habe gegen die angebotenen Abo`s nichts auszusetzen.

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Datenschutz: Beide gut, aber unterschiedlich

In puncto Datenschutz sind beide Anbieter deutlich besser als Gmail, Outlook oder Web.de. Aber es gibt Unterschiede.

Proton Mail setzt auf konsequente Ende-zu-Ende-Verschlüsselung direkt im Browser und in der App. Das bedeutet: Selbst Proton kann den Inhalt deiner E-Mails nicht lesen. Das ist ein starkes Versprechen. Allerdings gilt diese Verschlüsselung nur für E-Mails zwischen Proton-Nutzern oder wenn der Empfänger mit einem Passwort verschlüsselte Nachrichten erhält – für normale E-Mails an Gmail-Nutzer gilt das wohl nicht.

Mailbox.org speichert die Daten ebenfalls verschlüsselt und bietet PGP-Verschlüsselung direkt im Webmailer an. Die Server betreibt Mailbox.org nicht auf angemieteten Maschinen, sondern auf eigener Infrastruktur in redundanten Berliner Rechenzentren. Sämtliche Daten liegen in Deutschland und unterliegen dem deutschen Datenschutzrecht – einem der strengsten der Welt. 🙂 Die Tarife tragen das IT-Sicherheitskennzeichen des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI).

Für mich ist das ein starkes Argument. Deutsche Rechtsgrundlage, eigene Server, BSI-Zertifizierung – das gibt mir ein gutes Gefühl.

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Was Mailbox.org sonst noch bietet

Neben dem SMTP-Zugang und dem fairen Preis gibt es weitere Dinge, die ich an Mailbox.org schätze:

Ich kann meinen Kalender über CalDAV und meine Kontakte über CardDAV einbinden – mit jedem kompatiblen Client, auf jedem Gerät. Auf einem iPhone ist das super einfach und schnell erledigt, auf einem Android Gerät ist das da schon etwas komplizierter. Außerdem gibt es ein vollwertiges Online-Office auf Basis von OpenXchange, das ich direkt im Browser nutzen kann. Und die Möglichkeit, eine eigene Domain zu verwenden, ist ab dem Standard-Tarif inklusive.

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Wo Proton Mail punktet

Um fair zu sein: Proton Mail hat durchaus Vorteile, die ich nicht unter den Tisch kehren möchte.

Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ist deutlich konsequenter und einfacher in der Handhabung als bei Mailbox.org. Wer viel mit anderen Proton-Nutzern schreibt, profitiert von nahtloser Verschlüsselung ohne manuelles PGP-Handling. Außerdem ist das Proton-Ökosystem für Nutzer attraktiv, die auch VPN, Cloud-Speicher (leider noch immer kein Linux Client) und Passwortmanager aus einer Hand wollen und dabei nicht auf verschiedene Anbieter vertrauen möchten. Und die App ist schlicht und schön gestaltet – das ist Geschmackssache, aber Proton hat hier ein sehr poliertes Produkt abgeliefert. Einfach & Perfekt, alles ffunktioniert einfach so wie es soll. In den über 4 Jahren bei Proton keine wirklichen Probleme gehabt, bei Mailbox.org sieht/sah das schon gaaaanz anders aus.

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Der Mailbox.org Support – nicht immer Gold, aber ehrlich und nahbar

Es wäre gelogen, würde ich hier und jetzt Mailbox.org in den höchsten Tönen loben und dabei einen doch sehr wichtigen Punkt unter den Tisch kehren würde, der mir selbst schon mehr als einmal auf die Nerven gegangen ist: der Support und die Performance.

Fangen wir mit dem Support an. Der ist – ich sage es mal so direkt, wie ich es empfinde – nicht immer das Gelbe vom Ei. Wer eine schnelle, professionelle Antwort innerhalb weniger Stunden erwartet, wie man es vielleicht von großen Tech-Konzernen mit riesigen Support-Abteilungen kennt, der wird gelegentlich enttäuscht werden. Antwortzeiten können sich ziehen, und manchmal hat man das Gefühl, dass man sein Problem mehrfach erklären muss, bevor es wirklich verstanden wird. Das ist frustrierend, keine Frage.

Und dann ist da noch die Performance – ein Thema, das mich an manchen Tagen wirklich zur Weißglut bringt. Es gibt Phasen, in denen der Webmailer sich anfühlt, als würde er über eine DSL-Leitung aus dem Jahr 1990 laufen. Seiten laden extrem langsam, der Kalender hängt, und man fragt sich kurz, ob man nicht doch wieder zu einem der großen Anbieter wechseln sollte. An solchen Tagen ist die Performance schlicht und ergreifend eine echte Katastrophe – und das ist kein zu hartes Urteil, sondern mein ehrliches Empfinden als zahlender Kunde.

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Aber – und das ist mir wirklich wichtig – es wäre unfair, diese Kritik so einfach stehen zu lassen, ohne auch die andere Seite der Medaille zu beleuchten. Denn Mailbox.org macht etwas, das in der Branche längst keine Selbstverständlichkeit mehr ist: Sie hören zu.

Im Support-Forum von Mailbox.org landen Beschwerden nicht einfach im digitalen Nirvana. Man merkt, dass dort tatsächlich Mitarbeiter mitlesen – echte Menschen, keine Bot-gesteuerten Antwortautomaten. Wer ein Problem meldet, eine Beschwerde äußert oder einen Bug dokumentiert, der bekommt das Gefühl, dass seine Rückmeldung nicht einfach in einem Ticketsystem versandet. Die Beiträge werden gelesen, kommentiert, und man arbeitet an den gemeldeten Problemen.

Ja, das dauert manchmal. Manchmal sogar mehrere Wochen, bis eine spürbare Verbesserung eintritt. Das erfordert Geduld – und die muss man ehrlich gesagt mitbringen, wenn man sich für Mailbox.org entscheidet. Aber am Ende des Tages ist es für mich ein riesiger Unterschied, ob ich in ein schwarzes Loch schreie oder ob ich weiß, dass mein Feedback bei einem kleinen, engagierten Team landet, das seine Community ernst nimmt und die Kritik als Arbeitsgrundlage versteht.

Das ist der Geist eines kleinen, unabhängigen Berliner Unternehmens – und genau dieser Geist ist es, der mich trotz aller Frustration bei der Stange hält. Niemand ist perfekt, aber Transparenz und ehrlicher Umgang mit Problemen sind für mich mehr wert als glänzende Marketing-Versprechen ohne Substanz.

Mein Fazit

Für mich persönlich ist die Entscheidung klar: Ich nutze Mailbox.org, weil ich einen E-Mail-Dienst brauche, der sich nahtlos in meine/unsere gesamte technische Infrastruktur integriert. SMTP ist für mich keine optionale Funktion – es ist eine Grundvoraussetzung. Unsere FritzBox, diverse andere Dienste und mein bevorzugter E-Mail-Client sollen problemlos funktionieren, ohne dass ich irgendwelche Proxy-Software installieren oder konfigurieren muss.

Dazu kommt, dass Mailbox.org mit 3 € im Monat für den Standard-Tarif ein sehr faires Preis-Leistungs-Verhältnis bietet, die Daten in Deutschland liegen und das Unternehmen nicht versucht, Nutzer in ein überdimensioniertes Ökosystem zu drängen, das manche gar nicht brauchen.

Wer kein Interesse an SMTP-Zugängen hat oder brauch, ausschließlich im Browser oder in der Proton-App kommuniziert und die konsequenteste Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sucht, für den kann Proton Mail trotzdem die bessere Wahl sein. Aber für alle Technik-affinen Nutzer, die ihre E-Mail-Infrastruktur flexibel und offen halten wollen – und vielleicht auch eine FritzBox etc. betreiben –für genau diese Leute ist Mailbox.org aktuell klar mein Favorit.